Retningslinjer

//Retningslinjer
Retningslinjer 2018-01-22T14:03:19+00:00

Retningslinjer for Vaulen Idrettslag

1 Retningslinjer Vaulen Fotball 3
2 Organisasjonsstruktur og hovedansvar 3
2.1 Årsmøte og organisasjons struktur 3
2.2 Styrets oppgaver 3
2.3 Sportslig utvalgs oppgaver 3
2.4 Oppmenn og treneres oppgaver 4
2.4.1 Trenerens oppgaver 4
2.4.2 Oppmannens oppgaver 4
2.5 «Vaulen-måten» 4
3 Medlemslister og kontingent/lisens – kontrakter 5
3.1 Medlemslister 5
3.2 Spillerovergang 5

3.3 Oversikt over oppmenn og trenere (laglederliste) 5
3.4 Trenerkontrakter 5
4 Drakter og utstyr 5
4.1 Drakter 5
4.2 Utstyr til lagledere 5
4.3 Utstyr til lagene 6
4.4 Materialforvaltere 6
5 Klubbhuset 6
6 Årsplan og aktivitetene gjennom sesongen 6
6.1 Årsplan med treningsopplegg 6
6.2 Treningstider 6
6.3 Treningsopplegg og ferdighetsmerker 7
6.3.1 Felles treningsopplegg 7
6.4 Ferdighetsmerker 7

7 Lag administrasjon 7
7.1 Påmeldingsfrister for lagene 7
7.2 Sonesamlinger 7
7.3 Reiseutgifter 7
7.4 Vaulen Vårcup 8
7.5 Andre turneringer 8
7.6 Klubbens støtte 8
7.7 Dommer utgifter 8
7.8 Årsrapporter 8
8 Dugnad og sosiale aktiviteter 8
8.1 Dugnad og annet inntektsbringende arbeid 8
8.2 Avslutningssamling 9
8.3 Juleutlodding 9

Gjeldende fra og med: 3.mars 2017

 

1 Retningslinjer Vaulen Fotball

De retningslinjene som medfører utgifter for klubben blir vedtatt av styret foran hver sesong og beløpene kan forandres av Styret dersom økonomien gjør det nødvendig. Styret behandler alle søknader om økonomisk støtte til lag utenom det som er gitt her. Ekstraordinære utgifter skal det søkes om på forhånd, det er ikke gitt at utgifter vil bli refundert i etterkant. Man skal ikke kontakte klubbens økonomiansvarlig for å få godkjennelse for utgifter, da dette er utenfor økonomiansvarliges myndighetsområde. Alle klubbens medlemmer finner informasjon på www.vaulen-il.no

2  Organisasjonsstruktur og hovedansvar

2.1   Årsmøte og organisasjons struktur

Punkt 2 i disse retningslinjene gir en kort oversikt over klubbens organisasjonsstruktur; Styret, utvalgene og de respektives ansvarsområder.

Årsmøtet er klubbens høyeste organ og avholdes normalt i løpet av årets 2 første måneder.

Innkalling til årsmøtet sendes til alle medlemmer via medlemsnett og legges på hjemmesiden til Vaulen IL.

Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet må sendes inn senest en uke før årsmøtet.

Medlemmer over 16 år samt de som har verv i klubben har stemmerett på årsmøtet.

Vesentlige endringer til klubbens profil eller struktur krever 2/3 flertall og må godkjennes i to påfølgende årsmøter.

2.2  Styrets oppgaver

Styrets hovedoppgaver er:

  1. Prioritering og gjennomføring av retningslinjer vedtatt av Årsmøtet
  2. Sikre en forsvarlig økonomiforvaltning
  3. Ansette trenere og godkjenne øvrige tiltak og aktiviteter som har budsjettmessige konsekvenser for klubben.
  4. Ansvaret for klubbens sportslige aktiviteter.
  5. Ansvaret for økonomi og tilrettelegging for sponsorvirksomhet i klubbens regi.
  6. Ansvarlig for klubbens medlemsregister. Se også 2.4.1 Oppmannens oppgaver

Styrets sammensetning er til enhver tid oppdatert på vaulen-il.no

2.3   Sportslig utvalgs oppgaver

Sportslig utvalgs oppgaver er:

  1. Rekruttering/oppnevning av oppmenn og trenere, samt innstilling av trenere for årsklassene 13 år og oppover.
  2. Innstilling overfor styret om økonomisk kompensasjon for trenerne, samt tilstrebe at foreldre kan slippe å være hovedtrener for egne barn ved 11’er lag og senest ved 15 års klassen
  3. Koordinering av de sportslige aktiviteter som banedisponering, treningstider og påmelding av lag til serien (men ikke til ulike turneringer), samt holde løpende kontakt med lagene.
  4. Gjennomføring av materialforvalterfunksjonen etter de retningslinjer som er fastlagt av. Styret, se punkt 4.4.
  5. Veiledning og kompetanseutvikling for klubbens trenere og ledere i form av kurs og støttemateriell, se punkt 6.3.1 nedenfor
  6. Videreutvikling av klubbens sportslige aktiviteter.

Sportslig utvalgs sammensetning er til enhver tid oppdatert på vaulen-il.no

2.4     Oppmenn og treneres oppgaver

Klubben har som mål at det skal være minst tre faste ledere pr. lag [oppmann, trener og assistent-trener(e)]. Lagets trener og oppmann skal samarbeide om de sportslige og sosiale aktivitetene, men likevel slik at trener har hovedansvaret for treningsaktivitetene og kampledelse, mens oppmannen har ansvaret for de mer administrativt pregede oppgavene.

2.4.1     Trenerens oppgaver

Trenerens hovedoppgaver består av:

  • Utarbeide treningsopplegg for laget i tråd med klubbens retningslinjer
  • Gjennomføre treningene og lede laget i kamper.
  • Sammen med oppmann utarbeide årsplan (se punkt 6.1), stå for utvelgelse av turneringer og være ansvarlig for lagets utstyr.
  • Delta i andre aktiviteter av sosial og administrativ karakter for å skape et godt sportslig og sosialt miljø.
  • Gi innspill og anbefalinger på hospitering og deltagelse på sonesamlinger.

2.4.2     Oppmannens oppgaver

Oppmannens hovedoppgaver

består av:

  1. Holde løpende oversikt over lagets spillere med følgende data: drakter, adresser, telefon og e-mail
  2. Oppdatere m edlemsnett minimum to ganger i året (februar og september)
  3. Spillere som ikke har betalt forfalt kontingent, uansett alder, skal ikke spille eller trene med Vaulen IL.
  4. Avtale/bekrefte seriekamper med møtende lag etter at terminlistene foreligger (normalt i midten april).
  5. Melde på laget til turneringer i samråd med lagets trener og stå for opplegget til dette.
  6. Opprette/overta ansvaret for lagkassen
  7. Sørge for dugnader og inntekter til laget via egen eller klubbrettet aktivitet.
  8. Sammen med trener holde kontakt med foreldre og innkalle til foreldremøter minimum 1 gang pr halvår.
  9. Utarbeide årsrapport, se punkt 7.7.
  10. Oppmenn fra 13 år og oppover må sørge for at alle spillerne er lagt inn i FIKS. Spillerne er ikke spilleberettiget uten at de er registrert.

2.5  «Vaulen-måten»

Lagenes trenere og ledere skal samarbeide om treningstider, -treningsopplegg og eventuelt spillertroppene, herunder sammensetning av lag til turneringer. Dette gjelder særlig trenere og ledere for årsklassene 6/7 år opp t.o.m 12 år der klubben normalt har mange.

Vaulen måten betyr også at spillere med ferdigheter skal gis adgang til hospitering i klasser opp for å gi den enkelte spiller muligheter for utvikling. Ved uenighet skal enkeltsaker avgjøres av sportslig utvalg.

2.5.1  Retningslinjer for ungdomslag der yngre spiller ønsker å spille fast i en eldre årsklasse

Hovedfokus skal være spillerens utvikling i trening og kamp.

Vilkår som må være til stede er:

  1. Spiller m/foreldre ønsker å spille i en eldre årsklasse
  2. Spilleren har et ferdighetsnivå som gjør at denne vil være fast i førstelagtroppen i den eldre årsklassen
  3. Det må ikke påvirke avgivende lag sin evne til å ha fulltallig kamptropp.

Dersom spiller, spillerens foreldre, trener for avgivende og mottakende lag er enige kan dette gjøres uten styrets involvering, men sportslig leder skal informeres via mail.

Dersom det ikke er full enighet så vil saken behandles i styret for å sikre at hensyn til spilleren og klubben blir ivaretatt.

Styret vil da innhente følgende informasjon:

  1. Spillers motivasjon for å spille i en høyere årsklasse
  2. Trenerteamet i høyere årsklasse sin kjennskap til spilleren og deres vurdering spillerens ferdigheter opp mot eksisterende tropp

iii.         Avgivende lag sin vurdering av spillerens ferdigheter.

  1. Antall spillere i avgivende lag.

Dersom det tvilstilfeller med hensyn på pkt 2 så anbefales det å starte med hospitering.

I tvilstilfeller med hensyn på pkt 3 så må det gjøres en avtale rundt bidrag i kamp på begge lag.

3   Medlemslister og kontingent/lisens – kontrakter

3.1   Medlemslister

Styret er ansvarlig for klubbens medlemsregister.

Oppmennene er ansvarlig for å oppdatere lagenes medlemslister, se punkt 2.4.2.

Innbetaling av kontingent skal skje i perioden februar – april. En spiller kan ikke trene eller spille for klubben uten å ha betalt kontingent. Alle spillere er automatisk forsikret gjennom lagforsikring som klubben betaler.

Dette gjelder kun når kontingent er betalt.

Spillere  kan i tillegg betale utvidet lisens til fotballforbundet som dekker utvidet forsikring. Forsikringer gjelder på alle kamper og på felles trening i klubbens regi. Skademelding må fylles ut om skade oppstår (både i kamp og på trening). Dommerens navn må skrives på rapporten og laglederen må skrive under. Ytterligere informasjon på fotball.no

Styret har ansvar for å sende ut kontingent og det er oppmennenes jobb å påse at spillerne betaler og at ingen spiller uten betalt kontingent.

3.2 Spillerovergang

Papirarbeid i forbindelse med overganger er oppmennenes ansvar.

  • Overgangsskjema finnes på fotball.no
  • Overgangsskjema må fylles ut og signeres av spiller (og eventuelt foreldre)
  • Sendes elektronisk til klubbens overgangsansvarlige som fullfører overgangen og betaler overgangsavgifter.

3.3  Oversikt over oppmenn og trenere (laglederliste)

Oversikt over oppmenn og trener blir vedlikeholdt av sportslig utvalg.

Listen legges ut på vaulen-il.no.

3.4  Trenerkontrakter

Sportslig utvalg er ansvarlig for å oppnevne/ansette klubbens trenere og for oppfølging av trenerne gjennom sesongen. Økonomiske vederlag kan gis til trenere fra og med årsklassen 14 år opp til og med A-lag. Styret fastlegger de økonomiske rammene for disse kontraktene og kan i den forbindele fastsette treningsavgift ved behov. Sportslig utvalg vil arbeide for at hovedtrener fra og med 13 års kullet ikke er en foreldre.

4   Drakter og utstyr

4.1  Drakter

Alle lag skal ha like drakter. Alle lag skal handle draktutstyr til lagene gjennom gjeldene avtale for materiell/utstyr. Alle ny oppstartede lag (6/7 år) får oppstartspakke som inneholder draktsett. Lagene må skaffe sponsor til draktpakke når de trenger nye. Klubben tar vare på innleverte drakter og materialforvalter kan supplere lag med brukte drakter.

4.2  Utstyr til lagledere

Styret avgjør for hvert år om ny trenerpakke eller annet utstyr skal deles ut til trener og oppmann. Materialforvalter administrerer dette.

4.3   Utstyr til lagene

Følgende utstyr dekkes av klubben:

  • Nye lag får startpakke som inneholder baller, markeringsvester, kjegler, ballpumpe og fløyte
  • Etablerte lag: baller suppleres med inntil 10 baller i året. Annet utstyr suppleres ved behov
  • Trener er ansvarlig for å ta varer på utstyr og levere tilbake til klubben det som ikke brukes lengre.
  • Kjøp av utstyr skal kun skje via materialforvalter.
  • Oppmenn/trenere som er flinke til å ta vare på baller og utstyr, premieres ved at laget får nye baller. Lag som har unormalt stort forbruk vil få gamle baller.
  • Keeperhansker er lagenes ansvar og skal finansieres via lagkasse.

4.4   Materialforvaltere

Utstyr utdeles ved henvendelse til klubbens materialforvaltere.

Materialforvalterne fører oversikt over utlevert utstyr.

Styret oppnevner materialforvaltere.

5  Klubbhuset

Den primære bruken av Vaulenhuset skal være i Vaulenregi.

Huset kan leies til privat bruk av medlemmer i Vaulen IL og deres familie.

Oppdatert informasjon rundt bestilling og priser for privat bruk finnes på vaulen-il.no.

6   Årsplan og aktivitetene gjennom sesongen

6.1  Årsplan med treningsopplegg

Hvert lag bør utarbeide en (kort) årsplan for sesongen. Årsplanen er et viktig virkemiddel for trenere og oppmenn for å oppnå planmessighet og kvalitet på treninger og andre aktiviteter og fungerer som informasjonsmateriell til spillere og foreldre.

Årsplanen bør inneholde:

  • Kort evaluering av fjorårets sesong
  • Kort beskrivelse av klubbens aktiviteter (en side, felles for alle lag som utarbeides av sportslig utvalg)
  • Treningsopplegg
  • Oversikt over kamper og plan for turneringer
  • Sosiale aktiviteter

Årsplanen bør utarbeides av trener og oppmann for de enkelte lag.

Sportslig utvalg vil være behjelpelig med råd og vink til utarbeidelsen.

6.2   Treningstider

Treningstider fastlegges av sportslig utvalg.

Prioriteringen går på A-Junior og nedover, samt ambisjoner gjennom påmelding i divisjon.

Seriekamper som spilles på Vaulenbanen og fastsettes av fotballkretsen (RFK)  har fortrinnsrett over trening.

Det lag som spiller seriekamp må informere de lag som har trening på samme tid om at banen vil bli brukt til kamp.

6.3  Treningsopplegg og ferdighetsmerker

6.3.1  Felles treningsopplegg

Klubbens trenere har ansvaret for treningsopplegget for alle laget. Sportslig utvalg vil være behjelpelig med råd og vink til utarbeidelsen. Klubben har tilgang til øvelsesdatabasen S2S hvor den enkelte trener kan få tilgang.

Sportslig utvalg kan framskaffe informasjonsmateriell og tilrettelegge for kompetansehevende kurs, herunder aktivitetsleder- og trenerkurs.

Styret ønsker at alle trenere skal ha trenerkurs for det alderstrinnet de trener. Trenere bes ta kontakt med sportslig utvalg.

6.4  Ferdighetsmerker

Sportslig utvalg vil med jevne mellomrom ta initiativ til at det gjennomføres «merkedager» for ferdighetsmerkene (rødt- og blått minimerke, samt rødt og blått ferdighetsmerke, bronse-, sølv- og gullballen).

 

7    Lag administrasjon

7.1  Påmeldingsfrister for lagene

Påmelding av lag til serien foretas av Sportslig utvalg etter kontakt med trenere/oppmenn for de respektive (års-)klasser. Fristene for påmelding av lag fastsettes av RFK, generelt er det:

  • A-lag, Junior, senior: 1-15 desember
  • Aldersbestemte lag (Lillegutt/jente- gutt/jente): januar/februar
  • Minilagene: 15. februar

Laglederne er ansvarlig for å velge nivå de enkelte lag skal spille på der det er anledning til det.

7.2  Sonesamlinger

Det året spillerne fyller 14 år (2. års smågutt/jente) skal spillere nomineres til sonesamlinger. Nomineringen følger kalenderåret, altså rene årsklasser og skjer i februar. Det er klubben som nominerer spillere til denne samlingen. Nominering utføres av alle trenerne på kullet og det meldes til sportslig utvalg hvem det ønskes at klubben skal melde på.

 

Alle klubber får melde på 2 spillere. Klubber med to eller flere 9er lag får melde på 3 spillere til.  Det kan meldes på en keeper i tillegg (1 spiller).

Minimum 40 % av påmeldte spillere fra hver enkelt klubb skal være født siste halvår. Dette fordi NFF/RFK har et sterkt fokus på relativ alderseffekt, og at spillere født sent på året skal ha en reell mulighet til å få vist seg fram i deres system.

Sonesamlingene danner grunnlaget for hvilke spiller som blir plukket ut i forbindelse med etablering av kretsalegene innerverende år.

Denne sonesamlingen RFK U-13 er i steden for RFK fotballskole som kretsen arrangerte tideligere.

 

7.3 Reiseutgifter

Klubben dekker ikke reiseutgifter den enkelte spiller måtte ha.  Klubben dekker fergeutgifter. Dersom andre utgifter ønskes dekket må det sendes søknad til styret på forhånd.

7.4 Vaulen Vårcup

Vaulen Vårcup arrangers i perioden mars/april. Vaulen Vårcup krever betydelige ressurser for planlegging og gjennomføring. Denne aktiviteten er derfor organisert gjennom en egen Vårcup-komite, bestående hovedsakelig av foreldre fra de yngste årskullene. Foreldrene til spillerne skal gjøre dugnad i forbindelse med ulike gjøremål som, banevakt, kioskvakt etc.

7.5 Andre turneringer

Retningslinjer for deltakelse i ulike turneringer:

For mini-klassene og årsklassene 11-16 år følger  klubben NFFs retningslinjer:

  • Mini-lag bør bare delta i turneringer i distriktet
  • Lillegutter/-jenter (11-12 år) kan delta i turneringer i nabofylker, herunder Hordaland og Agder-fylkene. Turneringer med overnatting fremmer det sosiale fellesskap.
  • For årsklassene 13-16 år kan lagene gjerne delta i sommerturneringer på, f. eks Norway-cup eller turneringer i Danmark.

Lederne for de lag som planlegger deltakelse i disse turneringer, bør kontakte sportslig utvalg og tidligere deltagende lag for å få erfaringer og råd.

7.6 Klubbens støtte

Klubben dekker lagpåmelding for Vaulen Vårcup og maks 3 turneringer i året.

2 lagledere får dekket faktiske dokumenterte utgifter ved billigste reisemåte og a-kort ved deltakelse i type sommerturnering.

 

Satsene er som følger:

  • Innenlands: a-kort + max kr 2000/person
  • Utenlands: a-kort + max kr 3000/person

Støtte i tråd med nevnte satser må søkes styret. Dette skal gjøres i god tid før eventuelle reiser.

7.7  Dommer utgifter

  • Minilagene: Laglederne ordner dommer – ingen betaling fra klubben.
  • Lillegutt/jente (11-12): Laglederne ordner dommer – brukes juniorspillere fra klubben, vil klubben dekke 100 kr mot kvittering.
  • Smågutt/jente (13-16) og opp: klubben dekker dommerutgifter for seriekamper.

 

7.8 Årsrapporter

Alle lag skal levere inn årsrapport innen 1. desember til fotballutvalget.

Det er laglederne sin oppgave å påse at det skjer. For nye ledere kan man bruke tidligere rapporter som mal.

8   Dugnad og sosiale aktiviteter

8.1   Dugnad og annet inntektsbringende arbeid

Vaulen vårcup er hoved dugnaden i klubben. Oppgavene defineres av vårcup komiteen etter tabellen nedenfor.

Lagene gis anledning til å selge stadionreklame i tråd med pakker laget av klubben, hvor andel til laget fremkommer.

 

Alle medlemmer skal selge minimum 1 loddbok i forbindelse med julelotteriet.

 

 Lag Oppgave
A-lag Dommer Vaulen Vårcup
B-lag Julelotteriet
C-lag Dommer innsider cup
G-JR Dommer Vaulen Vårcup
G-16 Dommer Vaulen Vårcup
G-15 Merkedag
G-14 Insider cup
G-13 Bua på Vaulen badeplass (17-mai og hele sommeren)
G-12 Lillehelg Vaulen Vårcup
G-11 Lillehelg Vaulen Vårcup
G-10 Lillehelg Vaulen Vårcup
G-9 Minihelg Vaulen vårcup
G-8 Minihelg Vaulen vårcup
G-7 Minihelg Vaulen vårcup
G-6 Disponible
J-JR Vedlikehold
J-16 Vedlikehold
J-15 Vedlikehold
J-14 Vedlikehold
J-13 Bua på Vaulen badeplass (17 mai og hele sommeren)
J-12 Lillehelg Vaulen Vårcup
J-11 Lillehelg Vaulen Vårcup
J-10 Lillehelg Vaulen varcup
J-9 Minihelg Vaulen vårcup
J-8 Minihelg Vaulen vårcup
J-7 Minihelg Vaulen vårcup
J-6 Disponible

 

8.2   Avslutningssamling

Klubben kan gi et tilskudd på kr 1000 etter søknad til styret.

8.3  Juleutlodding

Styret er ansvarlig for sende ut loddbøker i oktober/november.

Innleveringsfrist 1. desember. Oppmennene er ansvarlig for lagets logistikk og at bøker/penger leveres inn i tide.

 

Last ned dokumentet